Tutanak Tutmak Zor Olmak Zorunda Değil!
Çocukken oynadığımız “kulaktan kulağa” oyununu hatırlıyor musunuz? Bir kişi bir iletiyi yanındakine ve o da kendi yanındakine fısıldardı. Sıranın en sonuna gelindiğinde ve son kişi iletiyi yüksek sesle paylaştığında oyun eğlenceli oluyordu. Söylediği asla ORİJİNAL ileti olmuyor ve herkes sonuca gülüyordu. Bu eğlenceliydi.
Sizin tutanak tutmanızda da aynı şey oldu, ama artık eğlenceli değildi.
Bu şekilde olmak zorunda değil.
Tutanak tutmanın esasında ne olmadığı
Tutanaklar toplantıda neler olduğunun bir transkripti değildi ama çoğumuzun başına gelen de bu olmuştu. Tutanaklar transkripte denk değildir.
Çoğumuz, işi kendisinden önceki gibi yapan bizden bir önceki kişinin örneğini takip ederiz. Bu hiç de eğlenceli değil. Üstelik muhtemelen de yanlış (aynı kulaktan kulağa oyunu gibi).
Tutanak tutma kuralları yıllar içinde değişti ve eğer yıllar önce birinin yaptığı yanlış versiyonu takip ediyorsanız tutanak tutmayı zor bulmanız hiç de garip değil.
Tutanak tutmanın esasında ne olduğu
Tutanakların amacı kurumsallaşmış bir tarihçe temin etmektir – tartışmaları, kararları, ve toplantı boyunca neler olduğunun mantığını kaydetmek.
Belgenizin bir özet olması gerektiğini aklınızda tutun. Bunun anlamı, söylenen ve tartışılan her şeyi yakalamanızın gerekmediğidir.
Kendinize şu soruyu sorun: “Gelecekte şirket bu belgedeki nelere ihtiyaç duyacaktır?” Aşağıda verilenler şirketin ihtiyaç duymadıklarıdır:
Sosyal güncellemeler (doğumlar, evlilikler vs. gibi). Bu konuşların gündeme gelmesi iyidir ama şirketin bunların kaydedilmesine ihtiyacı yoktur.
Tartışmaların detayları. Detaylar yerine, alınan kararların mantığına odaklanarak bunları özetleyin.
Tartışmaya kimin ne katkıda bulunduğu. Şirket ve toplum kültürüne göre değişkenlik gösterse de genellikle modern organizasyonlar bu kişinin ismiyle değil neticeyle ilgilenir.
Tutanak tutma düşüncesi tüm ümitlerinizin kırılmasına mı sebep oldu? Katıldığınız bir toplantının tutanaklarını okuduğunuz ve kayıt görevlisinin esas olanları kaydetmediğini gördüğünüz hiç oldu mu? Veya ofisinizde esasında neler söylediklerinin değil de neler söylemeye çalıştıklarının tutanaklarda kaydedilmesini isteyen insanlar oldu mu? Tutanak tutmak, çok az insanın yapmayı öğrendiği bir beceridir. İşte size parlamak için bir şans!
Eğer kendinize güvenmiyorsanız çoğunluğun içindesinizdir. Çok az insan tutanak tutmanın esasında neler gerektirdiğini biliyor. Şimdi korkunuzu ortadan kaldırıp hemen bu becerileri öğrenebilirsiniz!
Nasıl olduğunu yarın görelim.
